Apakah Anda pernah mengoreksi Standard Operational Procedure (SOP) di tempat Anda bekerja dan membuatnya semakin lama semakin baik? Atau pernahkah Anda menambahkan sebuah proses baru atau menghilangkan sebuah proses dalam rangkaian proses yang selama ini telah ada dan membuatnya menjadi lebih efisien? Semua itu adalah contoh-contoh sederhana bagaimana sebuah Continuous Improvement terjadi.
Pengertian Continuous Improvement
Continuous Improvement adalah salah satu strategi untuk mengembangkan dan memperbaiki program sesuai dengan analisa hasil kerja sebelumnya. Pada situasi modern seperti sekarang ini, Indonesia sudah ikut terpengaruh dengan perkembangan globalisasi. Salah satunya dalam dunia bisnis, dengan melakukan pengembangan menggunakan sistem Continuous ini.
Mungkin masih jarang orang mendengar istilah satu ini, padahal kenyataannya sangat penting dalam upaya bersaing dengan bisnis lain. Untuk lebih jelasnya, sistem ini merupakan upaya atau usaha yang dilakukan untuk memperbaiki produk serta pelayanan agar dapat berkembang dan bersaing.
Usaha ini dilakukan untuk mencari improvement terbaik yang akan dihasilkan serta mencari solusi dari masalah yang ada. Sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang bisa terus bertahan serta berkembang ke depannya.
Membicarakan hal ini tidak akan pernah ada habisnya karena hal ini merupakan salah satu kunci untuk mewujudkan operational excellence pada sebuah bisnis. Bahkan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur juga menerapkannya sebagai budaya perusahaan mereka.
Konsep PDCA dalam Continuous Improvement
Implementasi continuous improvement atau Kaizen ini membutuhkan sebuah alat berupa konsep PDCA (plan, do, check, art). Konsep PDCA ini dijadikan sebagai alat kendali operasional perusahaan dan proses peningkatan yang berkelanjutan.
Berikut penjelasannya:
- P = Plan, yakni tahap perencanaan dan menentukan apa yang akan dilakukan untuk melakukan perbaikan. Caranya dapat dengan mengidentifikasi peluang dan potensi penunjang inovasi untuk merencanakan perubahan yang ditargetkan.
- D = Do, merupakan tahap melakukan proses implementasi dengan skala kecil dari rencana yang sudah disusun di tahap sebelumnya. Selain melakukan implementasi, pada tahap ini juga perlu dilakukan kontrol pada proses implementasi.
- C = Check, yakni tahap pemantauan serta mengukur proses dan hasil rencana yang ditentukan sebelumnya. Caranya dapat dengan melakukan pengecekan ulang pada data yang ada dalam konsep yang direncanakan.
- A = Act, merupakan tahap implementasi skala besar yang dilakukan setelah pengecekan ulang.
Manfaat dan Pentingnya Melakukan Continuous Improvement :
1. Membantu Penghematan Biaya
Di mana hal tersebut digunakan untuk mengidentifikasi ketidakefisienan suatu project. Implementasi continuous improvement akan mendorong karyawan untuk terus berkembang setiap hari. Dengan begitu, perusahaan dapat terhindar dari pemborosan waktu dan biaya yang digunakan untuk melakukan perubahan secara besar-besaran.
2. Meningkatkan Produktivitas.
Membuat paradigma process oriented thinking yang terbentuk dalam diri karyawan dan budaya inovasi di perusahaan tersebut. Hal tersebut juga akan meningkatkan etos kerja karyawan.
3. Meminimalisir kesalahan pada sistem kerja
Dengan demikian dapat meningkatkan target pendapatan dari sebuah organisasi. Di mana semua itu diperoleh karena telah terbentuknya lingkungan dan proses kerja yang baik.
4. Mempersingkat alur kerja.
Dilakukan dengan alasan mengubah tenggat waktu dan kompleksitas yang sering memberi peluang perbaikan. Continuous improvement adalah suatu kebutuhan dalam uraian indicator perilaku pelaksana kegiatan tersebut. Di mana orang tersebut akan mencari inovasi baru untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas kerjanya.
5. Adaptif terhadap Perkembangan
Perusahaan terutama bagi yang masih merintis atau pemula (startup) perlu peka terhadap perkembangan bisnis. Adanya peningkatan berkelanjutan ini dapat meningkatkan sensitivitas perusahaan terhadap perkembangan yang ada, sehingga dapat cepat mengembangkan bisnisnya.
6. Sebagai penyemangat anggota perusahaan di berbagai tingkatnya.
Hal tersebut dilakukan dengan cara melakukan evaluasi terkait kondisi yang dikombinasikan dengan pendekatan standar menggunakan cara baru.
7. Memunculkan sikap disiplin pada diri sendiri.
Disiplin merupakan salah satu cara yang dapat membantu Anda untuk mendapatkan target. Untuk memunculkan sikap disiplin, Anda dapat mengikuti cara yakni menetapkan standar kualitas tinggi dengan prosedur ketat. Anda sapat memberlakukan sistem sanksi bagi karyawan yang kurang kompeten saat melakukan pekerjaan.
Langkah Memulai Continuous Improvement Adalah
Konsep ini akan membutuhkan keterlibatan manusia secara penuh. Hal penting yang perlu dilakukan adalah mengedukasi serta meningkatkan awareness. Artinya orang-orang dalam perusahaan harus diberi pemahaman tentang sistem kerja yang berlaku dan manfaat yang akan mereka peroleh.
Edukasi ini dapat dimulai dengan mengenalkan berbagai hal dasar mengenai konsep ini. Dengan begini, mereka akan lebih mudah dalam memahami konsep tersebut. Aktivitas sehari-hari dapat mereka lakukan sesuai dengan konsep ini, sehingga sesuatu dapat berhasil dikembangkan dengan baik.
Namun tentunya untuk memulai hal ini perlu beberapa hal yang harus diperhatikan agar dapat digunakan dan dijalankan secara benar. Beberapa hal yang harus dilakukan untuk memulai proses Continuous Improvement adalah sebagai berikut.
- Menetapkan Masalah yang Akan Dihadapi
Patinya setiap perusahaan akan memiliki masalahnya sendiri-sendiri. Nah, untuk itu sebelum memulai sistem ini, sebaiknya tetapkan dulu masalahnya. Masalah sendiri dapat dikelompokan menggunakan matrik masalah, pilihlah masalah yang sekiranya harus diutamakan.
Dari sekian banyak masalah dalam perusahaan, Anda dapat menilainya berdasarkan urgensi permasalahan tersebut. Sehingga masalah yang penting untuk diutamakan dapat segera teratasi sehingga tidak akan menghambat hal lainnya.
- Mulai dari Perubahan Kecil
Semua perubahan dapat diawali dengan hal kecil, kita tidak harus memulai perubahan dari yang besar terlebih dahulu. Hal ini juga berlaku pada Continuous Improvement adalah saat kita tidak dapat melakukan perubahan secara terburu-buru apalagi jika dalam skala besar.
Untuk itu kita bisa memulai perubahan dari hal yang paling sederhana kemudian perlahan dan bertahap bisa melakukan perubahan berskala besar. Perubahan yang dimulai dari skala sederhana ini biasanya jauh lebih cepat diselesaikan dan hasilnya pun akan lebih maksimal.
Dibandingkan perubahan berskala besar yang membutuhkan waktu cukup lama sehingga dapat menghambat perkembangan lainnya, perubahan sederhana tentu lebih baik. Apabila perubahan sederhana ini berhasil dilakukan maka secara langsung akan menumbuhkan rasa percaya diri untuk melakukan perubahan yang berskala besar.
- Memprioritaskan Ide yang Murah
Penyebab kegagalan yang sering terjadi dari penerapan konsep ini adalah anggapan bahwa biayanya yang cukup mahal. Untuk itu sebaiknya pada tahap awal Anda mendahulukan ide yang tidak memerlukan biaya banyak terlebih dahulu.
Hal ini juga dapat membuat karyawan bisa memberikan ide-ide lain yang sekiranya dapat meningkatkan kinerja mereka tanpa harus meminta persetujuan manajemen. Sehingga perubahan tersebut dapat dilakukan atas kemauan karyawan sendiri, hal ini akan menghasilkan sesuatu yang jauh lebih baik nantinya.
Continuous Improvement adalah proses melakukan suatu perubahan tanpa harus dengan persetujuan dan ikut campur manajemen. Sementara karyawan dapat menjalankannya dengan sukarela. Ide tersebut dapat dimulai misalnya dengan menghilagkan langkah yang kurang baik atau menata ulang langkah tersebut.
- Mengumpulkan Saran
Dalam dunia Continuous Improvement adalah sangat penting dan menganggap bahwa manusia begitu berharga. Hal ini karena manusia merupakan sumber ide-ide baru dalam perbaikan. Pastinya dalam mengumpulkan saran tersebut kita tidak lebih paham dibanding mereka yang biasa terlibat didalamnya.
Nah untuk itu sebaiknya dalam pengumpulan saran tersebut dilakukan mereka yang memang sering terlibat dalam improvement. Agar saran tersebut bisa sesuai dan digunakan dalam melakukan perubahan ke arah yang lebih baik lagi kedepannya.
Saran ini juga baik dikemukakan bagi mereka yang memang terlibat langsung dalam improvement. Meskipun begitu Anda tetap harus memilih saran mana yang sekiranya baik digunakan untuk melakukan perubahan.
- Berikan Pelatihan
Dalam proses Continuous improvement adalah proses yang memberikan pelatihan juga sangat penting untuk dilakukan. Karyawan atau manusia berperan sangat penting dalam perubahan ini untuk itu sebaiknya pihak manajemen juga memberikan pelatihan sesuai perannya masing-masing. Apalagi jika sebagian dari mereka belum menyadari tentang prinsip dan praktik yang harus dilakukan.
Bisa jadi mereka tidak sadar bahwa apa yang mereka lakukan tersebut atau masalah yang mereka hadapi disebabkan oleh hal-hal yang sederhana. Misalnya saja pemborosan hal-hal yang ternyata tidak terlalu penting untuk dilakukan, makanya pelatihan ini sangat penting untuk dilakukan.
Dengan pelatihan ini para karyawan dapat secara langsung memahami hal-hal yang harus dilakukan, sehingga mereka bisa mengurangi hal yang kurang penting. Untuk itu peran manajemen sangat penting dalam hal ini, karena manajemen akan mendidik karyawan teknik yang akan dilakukan untuk perkembangan nantinya.
- Evaluasi Secara Berkala
Continuous Improvement adalah merupakan program yang membutuhkan umpan balik serta pengukuran yang dilakukan secara berkala. Perubahan sekecil dan sesederhana apapun juga sangat penting untuk selalu dievaluasi secara berkala, agar bisa mengetahui hal yang perlu diperbaiki lagi nantinya.
Hal yang sering dilakukan dalam evaluasi berkala ini adalah dengan menggunakan siklus PDCA, karena siklus ini memastikan terlaksananya konsep tersebut. Siklus ini akan bekerja dengan cara mengukur perbedaan kinerja antara kondisi dan target yang ingin dicapai nantinya.
Selain itu cara ini juga dapat membantu menjawab seberapa efektif perubahan yang dilakukan tersebut untuk bisa mengembangkan sesuatu yang dihasilkan. Jika ide tersebut cukup efektif untuk melakukan perubahan maka siklus improvement berikutnya akan menggunakan baseline dan cara yang baru.
- Mencari Alternatif Perbaikan
Langkah terakhir dalam memulai Continuous Improvement adalah dengan mencari alternatif perbaikan yang sekiranya sesuai dengan masalah tersebut. Sebelum itu tentunya Anda harus memahami terlebih dahulu masalah yang akan dihadapi tersebut.
Setelah itu barulah merumuskan solusi perbaikan yang sekiranya akan sesuai dengan hal itu, maka di rumuskanlah beberapa alternatif perbaikan dalam suatu matrik. Hal ini bertujuan agar lebih mudah untuk solusi mana yang terbaik, pilih lebih dari satu alternatif terbaik untuk digunakan.
Setelah itu barulah terapkan alternatif solusi tersebut pada masalah yang sesuai. Jangan lupa untuk terus memantau perkembangannya secara berkala.
Solusi Digital Continuous Improvement
Tidak ada kata terlambat untuk mulai membiasakan continuous improvement di lingkungan tempat kerja. Justru saat inilah saat yang tepat untuk memulainya. Ya, memulai bisa memberi kita insight baru tentang proses-proses mana yang sebenarnya penting dan dapat ditingkatkan, serta mana proses yang tidak perlu dan bisa dieliminasi. Melakukan improvement dalam kondisi seperti ini dapat memberi pengetahuan bagi kita untuk merancang ulang proses operasi yang lebih baik dan lebih resilient.
Penerapan Continuous Improvement Digital adalah sesuatu yang ternyata mempunyai andil besar untuk bertahan kembangnya sebuah perusahaan. Penerapan akan lebih mudah dibantu dengan solusi Atiuspeople Enterprise karena modul pengerjaan dan monitoring dapat dilakukan secara digital, sehingga melaksanakannya dapat dilakukan dengan efektif, efisien dan akurat. Jika Anda ingin informasi yang lebih lengkap dan paham benar akan permasalahan di perusahaan, serta bagaimana menerapkannya secara terautomasi Anda bisa menghubungi konsultan Altiuspeople.